Chaque année, l’employeur doit veiller à ce que les salariés prennent leurs congés payés, faute de quoi, il peut engager sa responsabilité. Il s’en suit un certain nombre d’obligations tant à l’égard des salariés que des représentants du personnel, s’il en existe dans l’entreprise. Les congés payés peuvent être pris dès l’embauche, dans le respect des périodes de prise des congés et de l’ordre des départs. En lisant cet article, vous saurez tout sur l’organisation et la gestion des congés payés dans votre entreprise !

Fixer la période des congés

L’employeur doit fixer la période de prise des congés payés. Il doit pour cela se référer à sa convention collective (ou accord d’entreprise, le cas échéant) À défaut, l’employeur fixe la période, après avis des représentants du personnel.

L’absence de consultation des représentants du personnel est sanctionnée d’une amende de 5ème classe autant de fois qu’il y a de salariés concernés. (1 500 ou 7 500 €)

Qu’elle s’étende ou non sur toute l’année, la période de prise des congés payés doit comprendre la période allant du 1er mai au 31 octobre (période légale). L’employeur doit informer les salariés de la période de congés 2 mois avant son ouverture. Si la période légale est retenue, l’employeur devra informer les salariés avant le 1er mars.

Organiser le départ en congé

Les salariés doivent prendre au moins 12 jours ouvrables continus (soit 2 semaines) et au plus 24 jours ouvrables (soit 4 semaines) sur la période de congés. Si les congés payés sont fractionnés et que les salariés ne renoncent pas à leurs congés de fractionnement, alors vous devrez à vos salariés des congés supplémentaires (sauf si accord collectif ou renonciation dans la demande de congés payés).

En pratique, le salarié informe l’employeur des dates de congés qu’il souhaite prendre et l’employeur, soit les accepte, soit les refuse, auquel cas le salarié prendra ses congés à une autre date. L’employeur peut aussi imposer la période de prise de congés, notamment en cas de fermeture de l’entreprise.

L’employeur doit communiquer les dates et l’ordre des départs en congés à chaque salarié, par tout moyen, au moins 1 mois à l’avance. Si le salarié a demandé à partir en congés le 1er août, l’employeur doit l’informer au plus tard le 30 juin ; en pratique, l’information est donnée bien avant.

En tout état de cause, l’employeur ne peut pas changer les dates de congés du salarié moins d’un mois avant le départ, sauf en cas de circonstances exceptionnelles ou si un accord collectif le prévoit. Par contre, l’employeur dispose d’un pouvoir de direction pour fixer les dates de prise de congés. L’employeur ne peut imposer à un salarié de prendre ses 5 semaines de congés payés d’un seul coup mais la 5ème semaine de congés payés devra ainsi être posée (ou imposée) à un autre moment de l’année à condition de respecter des règles pour organiser la prise de congés.

Solder les congés chaque année

L’employeur doit veiller à ce que l’ensemble des congés payés soit soldé avant le début de la nouvelle période d’acquisition. En pratique, au 31 mai de chaque année, les congés de l’année précédente doivent être soldés, sauf disposition différente de l’accord collectif.

Les congés devant être pris chaque année, il est interdit de remplacer la prise de congés par le versement d’une indemnité, sauf en cas de rupture du contrat de travail.

Responsabilité

La prise de congés payés participe au respect de l’obligation de veiller à la santé et à la sécurité des travailleurs. Le non-respect des dispositions permettant leur prise expose à de multiples sanctions (indemnisation du salarié en cas de non-respect des différentes obligations, prise d’acte de la rupture du contrat aux torts de l’employeur, reconnaissance d’une faute inexcusable en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle,…).

L’employeur a la responsabilité de s’assurer que les salariés prennent leurs congés payés chaque année, conformément aux obligations légales et conventionnelles. En fixant la période de congés, en organisant les départs, et en soldant les congés annuels, l’employeur doit veiller à respecter les délais et les règles établis pour garantir le bien-être et la sécurité des salariés. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions sévères et engager la responsabilité de l’employeur. Une gestion rigoureuse des congés payés est donc essentielle pour éviter les conflits et assurer un environnement de travail sain et équilibré.

Comment organiser et gérer les congés payés dans votre entreprise ? – AUDICER CONSEIL