Tenue de caisse : quelles obligations fiscales et comptables ?

Depuis le 1er janvier 2018, les assujettis à la TVA enregistrant des règlements clients dans des logiciels de comptabilité / gestion ou des systèmes de caisse devront utiliser des logiciels ou systèmes satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration.

Toutes les données d’origine relatives aux règlements doivent être enregistrées de façon inaltérable. Les données d’origine, celles des modifications enregistrées et celles permettant la production des pièces justificatives émises doivent être sécurisées par un procédé technique fiable (chaînage des enregistrements, signature électronique des données…).

Leur conservation doit être assurée pendant 6 ans, soit dans le logiciel ou système, soit dans une archive aisément lisible par le vérificateur.

Les logiciels de comptabilité / gestion ou systèmes de caisse qui enregistrent les données de règlement doivent prévoir une clôture annuelle ou par exercice. Une clôture journalière et mensuelle est de plus imposée pour les systèmes de caisse.

L’assujetti doit pouvoir fournir au vérificateur un certificat d’un organisme accrédité ou une attestation de l’éditeur (délivrés à son nom) garantissant le respect de ces conditions pour chaque version de logiciel ou système de caisse utilisé.

Lorsqu’un prestataire est intervenu pour modifier des paramètres ayant une incidence sur l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données, l’assujetti doit requérir ce document.

L’assujetti doit pouvoir présenter ce document lors d’un contrôle inopiné. À défaut, il encourt une amende de 7 500 € par logiciel ou système concerné. L’amende s’applique à nouveau si le document n’est pas présenté dans un délai de 60 jours à compter du constat de défaut de présentation. Elle est aussi applicable en cas de refus de l’intervention des agents de l’administration.